ประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีเงินได้(ฉบับที่ 62) เรื่องกำหนดแบบหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ในข้อ 2 ระบุไว้ดังนี้

“ผู้มีหน้าที่ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ต้องจัดทำสำเนาคู่ฉบับไว้เพื่อใช้เป็นหลักฐานสำหรับออกใบแทนในกรณีที่หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ที่ออกให้แก่ผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายแล้วแต่ชำรุด สูญหาย โดยการออกใบแทนให้ใช้วิธีถ่ายเอกสารหรือพิมพ์เอกสารจากเครื่องคอมพิวเตอร์ในกรณีจัดทำหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายด้วยระบบคอมพิวเตอร์ และมีข้อความว่า “ใบแทน” ไว้ที่ด้านบนของเอกสารซึ่งผู้มีหน้าที่ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ต้องลงลายมือชื่อรับรองด้วย”

สรุป กฎหมายให้ผู้ที่ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายจะต้องเก็บสำเนาคู่ฉบับเอาไว้ และเมื่อผู้หักภาษี ณ ที่จ่ายทำหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50ทวิ) สูยหาย ก็สามารถขอให้ผู้ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายช่วยออก ”ใบแทน” ให้โดยการถ่ายสำเนาจากคู่ฉบับที่เก็บเอาไว้ เขียนข้อความว่า “ใบแทน” จากนั้นลงลายมือชื่อรับรอง