ช่วงนี้หลายพื้นที่ได้รับผลกระทบจากน้ำท่วม นอกจากทรัพย์สินและสินค้าแล้ว อีกเรื่องที่นักบัญชีและผู้ประกอบการต้องให้ความสนใจคือ “เอกสารทางบัญชีสูญหายหรือเสียหาย” 

หากบัญชีหรือเอกสารประกอบการลงบัญชีได้รับความเสียหาย ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีควรรีบดำเนินการเมื่อสามารถเข้าพื้นที่ได้อย่างปลอดภัย

.

.

1. ถ่ายภาพและสำรวจความเสียหาย

ถ่ายภาพสถานที่เกิดเหตุ เอกสารที่เปียก เสียหาย หรือสูญหายให้มากที่สุด จากนั้นลองทำรายการไว้ว่า

• เอกสารอะไรเสียหาย

• เป็นของเดือนไหน / ปีไหน

• มีจำนวนประมาณเท่าไร

• ยังเหลือบางส่วนหรือหายทั้งหมด

ข้อมูลตรงนี้จะช่วยทั้งตอนแจ้งเหตุ และตอนกลับมาจัดหาเอกสารใหม่ภายหลัง

2. แจ้งความหรือลงบันทึกประจำวัน

นำรายละเอียดเอกสารที่สูญหายหรือเสียหายไปแจ้งความหรือลงบันทึกประจำวันที่สถานีตำรวจในพื้นที่ รายละเอียดที่แจ้งควรสอดคล้องกับเอกสารที่จะนำไปแจ้งต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า

3. ยื่นแบบ ส.บช.2

แจ้งบัญชีหรือเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีสูญหายหรือเสียหาย ผ่านระบบ e-Permit ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า โดยใช้บัญชีเดียวกับ DBD e-Filing

การแจ้งต่อสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชี ต้องดำเนินการตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด ภายใน 15 วัน นับแต่วันที่ทราบหรือควรทราบถึงการสูญหายหรือเสียหาย

สำหรับทางภาษี เรื่องไม่ได้จบแค่การแจ้งว่าเอกสารหายครับ เพราะหากไม่มีหลักฐานประกอบให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบ รายจ่ายบางรายการอาจถูกพิจารณาเป็นรายจ่ายต้องห้ามได้

ดังนั้น เอกสารสำคัญควรพยายามจัดหาสำเนา เอกสารใบแทน หรือหลักฐานอื่นมาทดแทน โดยลองไล่ทีละรายการว่าอะไรสามารถนำกลับมาได้บ้าง เช่น

• ใบกำกับภาษีขาย

บางกิจการอาจพิมพ์ออกจากโปรแกรมบัญชีใหม่ หรือค้นจากไฟล์ที่เคยส่งให้ลูกค้า

• ใบกำกับภาษีซื้อ / ใบเสร็จ / ใบแจ้งหนี้

ลองติดต่อผู้ขายหรือคู่ค้าเพื่อขอสำเนาหรือเอกสารทดแทน

• Bank Statement

สามารถดาวน์โหลดจาก Internet Banking หรือขอจากธนาคารใหม่ได้

• แบบยื่นภาษี / ประกันสังคม / กยศ.

เอกสารที่เคยยื่นผ่านระบบออนไลน์ อาจสามารถดาวน์โหลดหรือเรียกดูข้อมูลย้อนหลังได้

• สัญญา / ใบสั่งซื้อ / ใบส่งของ

ลองขอสำเนาจากลูกค้า คู่ค้า หรือคู่สัญญา

• เอกสารที่เคย Scan ไว้

ตรวจสอบใน Email, Google Drive, Cloud, Server หรือระบบบัญชีของบริษัท